Prozessmanagement im Krankenhaus St. Josef

Viele Krankenhäuser haben ihre Prozesse funktionsorientiert ausgerichtet. In einer Zeit der Reformen, Gesetzesänderungen und Umbrüche haben nur Unternehmen Erfolg, die bereit sind, sich zu verändern. Dabei fordert die neue Situation innovative Abläufe und auf den Patienten ausgerichtete Prozesse. Das Krankenhaus der Zukunft wird hierbei prozessorientiert und nicht mehr abteilungsorientiert arbeiten.

Das Prozessmanagement erfasst alle klinischen Prozesse, die zur Patientendurchlaufsteuerung beitragen. Um eine bestmögliche patientenorientierte Ablauforganisation zu gewährleisten, müssen Kernprozesse überdacht werden.

Integriertes Aufnahmekonzept

Eine optimale Patientendurchlaufsteuerung beginnt mit einer bedarfsgerechten Belegungssteuerung, die zentral gemanagt wird. Ein konzeptionelles Belegungsmanagement mit einem internen und externen Regelsteuerkreis nach klar geregelten Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und transparenten Belegungskriterien ist die Lösung.

Der Erstkontakt des Patienten zur stationären Aufnahme mit dem Krankenhaus läuft über das Zentrale Belegungsmanagement (ZBM). Dieses koordiniert alle stationären Neuaufnahmen, Notaufnahmen und internen Verlegungen. Die Kernaufgabe ist die Terminvergabe für alle elektiv aufzunehmenden Patienten mit Datum und Uhrzeit. Dies betrifft alle Patienten, die persönlich, telefonisch oder über niedergelassene Ärzte einen stationären Termin benötigen und die Indikation für eine stationäre Aufnahme mitbringen.

Der Patient kommt zu seinem vereinbarten Termin zur stationären Aufnahme ins Krankenhaus. Die Aufnahme ist für Patienten und Angehörige der „Erste Qualitäts-Augenblick der Wahrheit“. Es gibt keine zweite Chance für einen guten Ersteindruck. Dies gilt vor allem, wenn Patienten vorbestellt sind und ohne akute Verletzungen mit voller Wahrnehmungsfähigkeit und geplant ins Haus kommen.

Um einen ganzheitlichen Ansatz in der Patientendurchlaufsteuerung zu realisieren, verlangt es eine zentrale Patientenaufnahme (ZPA), die den Bedürfnissen des Patienten angepasst ist. Ein kompetenter Ansprechpartner an einer offenen Theke empfängt den Patienten zu seinem vereinbarten Termin. Er wird anschließend in den anliegenden Untersuchungsräumen sowohl administrativ als auch ärztlich aufgenommen.

Voraussetzung für eine bestmögliche Patientendurchlaufsteuerung ist die strikte Trennung  der elektiven Aufnahmen und der Notfallaufnahmen. Diese müssen von zwei unabhängigen Organisationskreisläufen gemanagt werden. Die Notaufnahme ist für die Außenwirkung ein wichtiger Werbeträger und eine Visitenkarte des Hauses. Um Raum für eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, müssen die Abläufe gut organisiert werden und Patienten und ihren Angehörigen kompetente und offene Ansprechpartner begegnen.

Prozessmanagement auf der Stationsebene

Ein prozessorientiertes Krankenhaus zeichnet sich nicht nur durch ein integriertes Aufnahmekonzept aus, das den Patienten in den Mittelpunkt stellt, auch die Abläufe auf der Station müssen patientenorientiert ausgerichtet werden.

Das Pflegeorganisationssystem der Primären Pflege (PP) ist dazu geeignet, ein professionelles und kontinuierliches Fallmanagement auf der Stationsebene zu realisieren. Die primäre Pflegekraft ist für die Pflege des ihr zugewiesenen Patienten und für seinen stationären Aufenthalt verantwortlich. Sie führt gemeinsam mit ihm eine professionelle Planung der pflegerischen Maßnahmen und des gesamten Patientenaufenthaltes durch. Sie ist die Koordinatorin des Behandlerteams und erhält somit alle notwendigen Informationen, um einen optimalen und effizienten Behandlungsablauf zu garantieren. Sie begleitet den Patienten von der Aufnahme bis zur Entlassung als Prozessverantwortliche und ist somit als primäre Pflegekraft der Fallmanager. 

Um die Prozesse außerhalb und innerhalb der Station zu koordinieren, braucht es die Stationsleitung als Prozesstreiber. Ihre Aufgabe ist es, als Koordinator die Station zu managen und tägliche Absprachen mit den einzelnen Abteilungen wie z. B. dem ZBM und ihren Mitarbeitern auf der Station durchzuführen. Die Stationsleitung ist auch die Schlüsselfigur zur erfolgreichen Umsetzung der Primären Pflege auf der Stationsebene. Bei der Einführung des neuen Pflegeorganisationssystems muss ein besonderes Augenmerk auf die Rolle der Stationsleitung gerichtet werden, die sich im Laufe des Prozesses verändert.

Die Prozessorientierte Aufgabenverteilung (PAV) auf der Stationsebene ist ein weiterer Schritt zur Prozessoptimierung. Mit dem Ziel, die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen, indem Aufgaben nach der jeweiligen Qualifikation übernommen werden, müssen alle Prozesse in der Patientenbehandlung analysiert und überprüft werden.

Grenzenloses Organisationsverständnis

Das Prozessorientierte Krankenhaus verlangt ein Organisationsverständnis von allen Mitarbeitern, bei dem die Grenzen und Gräben zwischen einzelnen Abteilungen  mit den engen Hierarchie- und Zuständigkeitsbeziehungen überwunden werden. Das heißt, die linke Hand des Unternehmens weiß, was die rechte gestern getan hat.

Die Prozesse, die horizontal und vertikal durch die unterschiedlichen Bereiche des Hauses verliefen, können von Grund auf neu gestaltet werden.

Damit ein patienten- und kundenfreundliches Prozessmanagement aufgebaut werden kann und gelebt wird, müssen Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen in die Veränderungsprozesse einbezogen werden.

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